Realizar o inventário de bens patrimoniais é fundamental para a correta gestão fiscal e contábil de uma empresa. O controle dos ativos imobilizados de uma organização é vantajoso, pois reúne diversas informações estratégicas à organização. Evitar erros não é mera opção, por isso capriche para garantir relatórios verossímeis, com dados que representam a realidade.
O inventário patrimonial registra e associa os ativos imobilizados de uma empresa, bem como suas características técnicas, incluindo marca, modelo, capacidade, quantidade, estado de conservação e local em que se encontram. A realização periódica do inventário corresponde exatamente às exigências físicas, além de atualizar as informações. A primeira etapa consiste na identificação física e descrição dos imobilizados, em que os ativos são listados, emplaquetados, fotografados e detalhadamente descritos. Após esse levantamento, há a conciliação contábil, na qual verifica-se a existência física dos bens contabilizados e se estes estão operacionalmente ativos. Tamém, confere-se a descrição já realizada, com ajuste dos possíveis erros.
Fazer o inventário físico é uma das etapas do controle patrimonial e sua execução traz diversos benefícios à empresa, gerenciando e protegendo os itens e, assim, evitando perdas futuras. Com o inventário, é possível ter conhecimento real e verídico do valor patrimonial da empresa, informação imprescindível em eventuais negociações realizadas por meio do valor contábil. Por fim, os processos de compra são otimizados: quando a empresa controla seus bens, os responsáveis pelas compras de ativos físicos reconhecem a necessidade ou não de potenciais investimentos, sem que haja gastos desnecessários.
Porém, nem sempre é fácil organizar todo o inventário patrimonial. Alguns erros são comumente repetidos, entre eles a descrição incompleta ou incorreta dos ativos fixos. A devida identificação é essencial para que seja possível determinar exatamente qual o bem de acordo com suas características técnicas, seu estado de conservação e informações de localização. Se os dados estiverem imprecisos ou errados, não será possível identificar o bem, impedindo as devidas manutenções e trocas de ativos. Um inventário completo deve conter: classe contábil, item, data de compra, valor original, valor justo, vida útil em anos, depreciação, estado de conservação, responsável, área do responsável, local de armazenamento, modelo e número de série, dimensões, cor, capacidade, vazão e fabricante.
Outro erro muito frequente são os bens patrimoniais sem emplaquetamento ou com etiquetas patrimoniais incorretas. As etiquetas patrimoniais geram identificação visual de um bem e seu reconhecimento pela numeração única, facilitando a realização de inventários futuros e a conciliação contábil. Os ativos fixos que não são emplaquetados acabam sem especificação, facilitando a perda ou o furto. Se a numeração da placa estiver incorreta, não será possível fazer o devido controle patrimonial. Atente, também, para a escolha do material adequado à etiqueta patrimonial, que deve estar de acordo com a condição do meio em que o ativo está, visando à durabilidade.
O inventário patrimonial também deve ser realizado com todos os ativos fixos da empresa. Se o processo não for completo, as informações não são assertivas. Outro fator importante a ser considerado é a movimentação de bens. Em alguns casos, a empresa pode não esperar o término do inventário para movimentá-los. Se isso acontecer, deve ser registrado para que não haja duplicidade no inventário.
Um dos principais erros cometidos nas empresas é conhecido como sobras físicas e contábeis. Este ocorre pela falta do controle de bens, fazendo com que os valores físicos dos ativos não sejam semelhantes ao que é apresentado nos balanços quando estes ativos foram imobilizados. A sobra física acontece se o bem é identificado fisicamente, mas não possui registro formal em relatórios da empresa ou não foi contabilizado no balanço. Já a sobra contábil é o oposto da física e ocorre se há certos ativos que foram imobilizados para fins de balanço e estão presentes em registros formais da empresa, sem serem identificados dentro da organização.
Lembre-se de atualizar periodicamente o inventário, pois novos bens são adquiridos e outros vendidos. É muito importante que o inventário patrimonial seja feito corretamente, evitando erros. Conte com nossa equipe: entregamos resultados precisos, ágeis e eficientes.