A pandemia da covid-19 colocou muitas empresas em um cenário de crise. Mais do que nunca, está sendo necessário se reinventar. Organizações que já contavam com planos de contingência ganharam vantagem e mostraram a importância de se elaborar um planejamento de riscos.
Isso porque nenhuma empresa é intocável: todas estão suscetíveis a crises. O mundo corporativo é volátil, o que requer precaução por parte dos gestores. Por isso, os planos de contingência se tornaram essenciais para dar respostas de controle e combate às situações de adversidade do ambiente corporativo. Assim, torna-se mais fácil manter a continuidade do negócio perante situações de desequilíbrio, como acidentes de trabalho, crises econômicas, assaltos, incêndios, ataques virtuais e desastres naturais. Os impactos do coronavírus também reverberam nas corporações, desafiando-as ao ambiente remoto.
Cada planejamento é único e deve contemplar a realidade e os objetivos específicos organizacionais. Porém, existem algumas dicas gerais que devem ser adotadas em qualquer empreendimento que deseja elaborar um plano de contingência. Confira!
1. Crie um comitê de gestão de crise
Esse é um dos principais passos do plano de contingência. É importante designar pessoas responsáveis para desenvolver e aplicar métodos e conceitos capazes de resolver problemas.Torne seus colaboradores responsáveis por solucionar conflitos a partir de estratégias eficazes.
2. Analise os riscos
Depois de montar o comitê de crise, deve ser preparada uma análise de riscos, que incluirá os impactos nas atividades da empresa em casos de desastres naturais, técnicos e/ou humanos. Para essa análise, é fundamental acompanhar constantemente todas as ações operacionais dos setores da empresa. A partir disso, é possível obter indicadores de desempenho, que irão mostrar quais são as fragilidades de cada setor e o que deve ser aprimorado. Em cada processo identificado, precisa-se avaliar o impacto que essa falha representa na empresa.
3. Estabeleça estratégias de recuperação
Com os indicadores de desempenho em mãos, o próximo passo é desenvolver estratégias para solucionar os problemas pontuados. É a etapa mais importante do plano de contingência, pois a qualidade desses recursos fará com que a empresa se recupere mais rápido, evitando maiores prejuízos. Deve-se levar em conta as ferramentas já disponíveis na empresa, como recursos humanos, tecnológicos, financeiros e logísticos.
4. Escreva o guia do plano de contingência
Após especificar todos os riscos possíveis e as estratégias para contê-los, reúna esse conteúdo em apenas um documento. É necessário que o plano contenha as informações necessárias, de forma concisa, funcionando como um passo a passo. Não deixe de detalhar a localização da definição dos problemas, suas soluções imediatas e a longo prazo.
5. Faça testes e revisões
Não deixe para aplicar o plano de contingência apenas quando o desafio aparecer. Faça treinamentos e simulações para testar as estratégias elaboradas.
Diante do cenário de incertezas, elaborar os planos de contingência é crucial. A crise está aí para mostrar que as organizações precisam estar preparadas para proteger seus colaboradores, enfrentar as adversidades e criar estratégias de risco.