As empresas já estão familiarizadas com o cenário burocrático que regulamenta a contabilidade no país. Na prática, isso significa que o gestor deve lidar com a emissão de diversos documentos, como as Certidões Negativas de Débitos (CNDs), fundamentais na comprovação do funcionamento adequado da instituição. Assim, é possível atestar que os impostos estão em dia e os direitos trabalhistas assegurados.
Cada certidão tem um procedimento diferente de emissão. A CND de FGTS, por exemplo, é obrigatória em empresas que contratam funcionários com carteira assinada. Desse modo, deve ser apresentado o recolhimento aos órgãos públicos, instituições de crédito e demais entidades. A certidão comprova a inexistência de débitos e pode ser emitida pelo site da Caixa. Já a CND Trabalhista demonstra se a empresa tem ou não alguma pendência na Justiça do Trabalho. Se as dívidas forem quitadas, a comprovação estará disponível em uma CNDT. A emissão é de responsabilidade do Tribunal Superior do Trabalho (TST) e, para ser negativa, a empresa ou pessoa jurídica não pode estar no BNDT - Banco Nacional de Devedores Trabalhistas.
A Certidão Negativa de Débito Estadual é emitida quando há regularidade fiscal comprovada em relação aos créditos tributários estaduais administrados pela Secretaria Estadual da Fazenda. Por isso, cada unidade federativa tem critérios próprios de permissão da emissão desse documento. Outra categoria é a Certidão Negativa de Tributos Mobiliários e Imobiliários, que comprova a ausência de débitos referentes ao ISS e pagamento do IPTU. Algumas são impressas online, sem necessidade de deslocamento a algum órgão público.
Também é importante ter em mãos a Certidão Negativa de Tributos Federais, pois serve para demonstrar que a empresa não tem dívidas com a Receita Federal e pendências junto ao Fisco. É um verdadeiro atestado de bons antecedentes fiscais, e sua apresentação é exigida na solicitação de empréstimos bancários. Sua expedição é feita conjuntamente pela Secretaria da Receita Federal do Brasil e pela Procuradoria-Geral da Fazenda Nacional. Antes de solicitá-la, não pode haver débitos em relação ao pagamento de tributos federais.
Uma dúvida comum é sobre a Certidão Positiva com efeito de Negativa: seu valor é o mesmo que uma certidão negativa de débitos? A resposta é sim, já que serve na comprovação da regularidade fiscal do contribuinte. É possível emiti-la quando não há pendências cadastrais no nome da empresa. O requerimento é realizado na Regional da PGE de vinculação do interessado, com retirada na Secretaria da Fazenda. A solicitação das Certidões Negativas ocorre nos seguintes casos: auditorias, licitações e concorrências públicas, saída do país, regularização de espólios, transações com imóveis e veículos e empréstimos e financiamentos.
A CND é um documento essencial às organizações que participam de licitação ou estão em negociação com órgãos públicos. A CND federal é obrigatória em todo e qualquer processo que envolve prestação de serviços ou venda de produtos ao governo. Esses documentos são capazes de comprovar a regularidade da empresa, por isso a ajuda profissional pode ser decisiva para que não haja equívocos.