Muito mais do que uma simples assinatura, o contrato representa o acordo entre vontades de forma materializada. É um documento escrito, que descreve o objeto estipulado, os envolvidos e os deveres e as obrigações de cada interessado.
Esse instrumento jurídico é essencial para reduzir riscos e acompanhar a execução dos objetivos, fluxos de pagamento e prazos de entrega. Com o contrato, a relação se mantém em equilíbrio econômico, reduzindo incertezas no futuro. Existem diversas ações em cada fase contratual e é sobre isso que vamos falar agora. Nós, da equipe Consultre, realizamos a negociação dos instrumentos contratuais e todo esse processo.
1. Pré-contratação: um contrato, a rigor, não precisa ser necessariamente escrito. Conforme o art. 107 do Código Civil, ele pode ser verbal. Porém, considerando que dessa conversa haverá uma série de direitos e obrigações, o aconselhável é que sejam pormenorizadas em cláusulas escritas. A organização dessas cláusulas começa antes da redação, ainda na fase de definição do objeto, ou seja, do alvo do contrato que está sendo acordado entre as duas partes.
Se for o caso de uma imobiliária, por exemplo, o objeto pode ser a compra de um imóvel. Se for um escritório contábil, pode ser a prestação do serviço de consultoria e assessoria. Seja qual for o ramo ou porte da empresa, a etapa de pré-contratação é crucial, pois é o embrião do contrato.
2. Contratação: segunda etapa do ciclo de vida de negociação do contrato, é o estágio em que se captam os possíveis parceiros e como será a negociação com cada um deles. Nesse estágio, é feita uma análise rigorosa da capacidade de as partes executarem o que combinaram, além do estudo das garantias oferecidas para que o contrato seja cumprido até o fim. Essa etapa costuma ser verbal e bastante longa, a fim de harmonizar todos os deveres na minuta.
3. Pré-execução: é hora de formalizar o ajuste de vontades, realizado por meio da assinatura. Se for feito manualmente, essa etapa pode levar até 30 dias, já que será necessária a coleta da assinatura manuscrita de cada um dos interessados. À exceção de casos de compra/venda de imóveis, que requerem procuração pública, praticamente todos os atos jurídicos podem ser confirmados com a assinatura eletrônica, regulamentada no Brasil desde 2001. O custo é muito menor, com mais agilidade a todos.
Quando a pré-execução do contrato ocorre mais rapidamente, as novas receitas já começam a ser injetadas no fluxo de caixa em um menor período de tempo. Além disso, quanto mais dinâmica for a empresa, menos negócios serão perdidos. A companhia também sai à frente da concorrência.
4. Execução: fase do ciclo do contrato que envolve acompanhamento da sua materialização em relação ao objeto acordado. O gestor deve:
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Fiscalizar o cumprimento adequado do objeto do contrato;
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Avaliar a execução das metas e dos níveis de serviços acordados;
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Diligenciar junto às contratadas para obter dados e documentos corretos e relacionados ao processo de gestão do ciclo de vida do contrato;
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Elaborar os relatórios de execução;
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Verificar o cumprimento de obrigações trabalhistas e previdenciárias por parte da contratada;
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Analisar notas fiscais do processo de faturamento da prestação de serviços;
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Cuidar os prazos de cada etapa da execução.
5. Encerramento: engloba a entrega do objeto contratado, a quitação dos valores em aberto e o arquivamento do contrato.É muito importante cumprir essa etapa para evitar vícios ocultos que comumente aparecem após o término da relação jurídica, o que pode resultar em ações de indenização.
Segundo uma pesquisa da Associação Internacional para Gestão Comercial e Contratual (IACCM), as organizações perdem cerca de 9,2% com a gestão inadequada de contratos. Nesse percentual, estão reunidas as falhas como perda de prazo, extravio de documentos, má fiscalização e entre outras questões que causam muita dor de cabeça. Para evitar esses problemas, conte conosco na correta gestão do seu negócio!